Privacyverklaring Prowise

Prowise biedt een totaaloplossing voor optimaal digitaal onderwijs in een veilige leeromgeving en is actief in verschillende Europese landen.

Waar in deze verklaring wordt gesproken over “wij/we”, “ons/onze” wordt hiermee Prowise B.V. bedoeld, gevestigd op de Luchthavenweg 1B, 6021 PX te Budel, Nederland en de ondernemingen in dezelfde bedrijvengroep, zoals de moederorganisatie en/of zusterondernemingen (gelieerde vennootschappen). 

Contactpersoon

Bij vragen op privacygebied, waaronder deze privacyverklaring, kun je contact opnemen met onze Privacy Officer via bovenstaand adres of via privacy@prowise.com.

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer Prowise handelt als verwerkingsverantwoordelijke op basis van de privacywet bij het verwerken van je persoonsgegevens.

Dit is het geval: 

• als je onze websites, onze kantoren of onze events bezoekt 
• als je klant of leverancier bent
• als je onze producten persoonlijk wil gebruiken en je registreert via onze website
• als je ons een vraag stelt of contact met ons opneemt

We maken hierbij onderscheid tussen de volgende categorieën van betrokkenen:

• (Website-)bezoekers
• Klanten
• Leveranciers

Deze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer je overweegt te solliciteren bij Prowise. Wij verwijzen je dan naar de privacyverklaring voor sollicitanten.

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.  Wij verzamelen persoonsgegevens die je ons zelf verstrekt en ook informatie die we automatisch verkrijgen doordat je ons bezoekt of zaken met ons doet. 

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Algemene en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
• Identificatiegegevens, zoals geboortedatum, leveranciers- of klantnummer
• Betaalgegevens, zoals bankgegevens, bestel- en betaalhistorie
• Bezoekers- en toegangsgegevens, zoals details omtrent bezoek, kenteken, eventuele geluids- of beeldopnamen
• Logbestanden, zoals details omtrent netwerkverkeer, IP-adres, besturingssysteem dat wordt gebruikt, type en versie van de gebruikte browser
• Bedrijfsgegevens, zoals KvK- en btw-nummer, beoordeling/screening ten aanzien van kennis, ervaring, prestaties, cijfers, compliance/ethics
• Communicatiegegevens, zoals correspondentie, mail, chats
• Inlog- en gebruikersgegevens, zoals userID, account en profielinformatie, wachtwoord en gebruikerscontent
• Cookie-informatie.  Voor meer informatie verwijzen wij je naar onze Cookieverklaring

Prowise verwerkt jouw gegevens op basis van de volgende juridische grondslagen uit de privacywet:

• om een overeenkomst met jou te kunnen aangaan en uitvoeren
• noodzakelijk voor het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen
• in het kader van ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang 
• jouw specifieke en geïnformeerde toestemming

Meer specifiek worden de gegevens verwerkt voor een van onderstaande bedrijfsdoeleinden:

Klant- en leveranciersbeoordelingen.

Voordat we een relatie met je aangaan kunnen we beoordelingen uitvoeren ten aanzien van bijvoorbeeld kredietwaardigheid en kwaliteit.

Het leveren en beheren van onze producten en diensten.

Wij hebben jouw persoonsgegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst die we met je aangaan, om facturen te kunnen betalen en innen en om ondersteuning te kunnen bieden. 

Om gebruik te kunnen maken van onze producten en diensten via ons Cloud-platform dient een Prowise account te worden aangemaakt via ons Account Portal. Op het gebruik hiervan zijn onze specifieke Privacyverkaringen van toepassing.

Ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.

Wij voeren analyses en metingen uit ten aanzien van gegevens om producten en diensten te evalueren, zoals bijvoorbeeld het loginproces. Op basis daarvan kunnen we vernieuwingen en verbeteringen in onze producten en diensten voor gebruikers doorvoeren. We zullen je informeren over doorgevoerde verbeteringen, bijvoorbeeld via (beveiligings-)updates. 

Accountmanagement, sales en marketingactiviteiten.

Wij onderhouden contact met onze bestaande klanten via e-mail. Onze nieuwsbrieven ontvang je wanneer je je hiervoor hebt aangemeld.

Bedrijfskundige en organisatorische analyse en ontwikkeling.

Om sturing te kunnen geven aan bedrijfsmatige doelstellingen en de bedrijfsvoering te optimaliseren is het in sommige gevallen nodig hiervoor persoonsgegevens te verwerken.

Ter bescherming van de gezondheid en veiligheid van individuen en de beveiliging van gebouwen, producten (systemen) en bedrijfsmiddelen.

Wij bewaken de toegang tot onze gebouwen en digitale systemen, zoals onze producten. Dit doen we met toegangscontroles en monitoring via logs om eventueel misbruik te detecteren. 

Om aan alle wettelijke vereisten te kunnen voldoen.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken en delen om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld vanuit fiscaal oogpunt.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden uitgewisseld tussen de ondernemingen binnen de Prowise bedrijvengroep, momenteel bestaande uit: 

• Prowise BV, 
• Prowise R&D BV, 
• Oefenweb.nl BV, 
• Prowise GmbH, 
• Prowise UK Limited, 
• Prowise BVBA. 

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden, wanneer dit volgens de wet is vereist of toegestaan. Wanneer dit nodig is zullen wij hiervoor een overeenkomst sluiten waarin afspraken over geheimhouding en beveiliging zijn opgenomen. 

Dit betreft, onder andere, de volgende partijen:

• Hosting- en mailproviders
• IT en Security Service providers
• Financiële dienstverleners 
• Cookie-aanbieders (zie cookieverklaring)
• Logistieke dienstverleners
• Consultants
• Overheidsinstanties

In andere gevallen delen wij jouw gegevens alleen nadat jij hier voorafgaand toestemming voor hebt gegeven. In geen geval verkopen wij jouw gegevens aan derden.

Wij doen ons best om jouw gegevens in de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. In sommige gevallen bieden serviceproviders buiten de EER een hoger niveau van dienstverlening, met name op het gebied van beveiliging, en dan kiezen wij voor kwaliteit. 

Wij verstrekken je persoonsgegevens alleen aan die partijen buiten de EER als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat wij met dergelijke partijen een overeenkomst sluiten waarbij de relevante door de Europese Commissie beschikbaar gestelde modelclausules zijn opgenomen.

Hoelang bewaren we je gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken  zoals uitgelegd in deze privacyverklaring. Wij zullen de persoonsgegevens verwijderen als deze niet langer nodig of relevant zijn ofwel verouderd zijn.

We beveiligen onze website en overige systemen met technische en organisatorische maatregelen. Dit doen we om te voorkomen dat gegevens verloren gaan of dat onbevoegden er toegang toe krijgen. 

Voorbeelden van enkele technische maatregelen die we hebben genomen:

• Gegevens worden via een beveiligde verbinding verzonden wanneer gebruik wordt gemaakt van een van de formulieren op onze website.
• Gegevens worden versleuteld tijdens verzending.
• We hebben verschillende beveiligingstechnieken geïmplementeerd die beschermen tegen aanvallen van binnenuit en van buitenaf.

Enkele voorbeelden van organisatorische maatregelen die door ons zijn genomen:

• We hebben een intern beleid opgesteld en geïmplementeerd.
• Onze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is om hun werkzaamheden uit te voeren.
• Wij nemen onze beveiliging periodiek onder de loep, bijvoorbeeld door het uitvoeren van onderzoeken naar interne kwetsbaarheden en het reviewen van ‘best practices’ (bijvoorbeeld OWASP en de richtlijnen van het NCSC) op het gebied van beveiliging.

Daarnaast zijn wij gecertificeerd en vinden er op regelmatige basis zowel interne als externe audits plaats. Wij nemen onmiddellijk maatregelen als uit deze audits blijkt dat dit nodig of wenselijk is. Ondanks de genomen maatregelen en regelmatige controles is een volledige bescherming tegen alle gevaren helaas niet mogelijk, maar wij doen er alles aan om onze beveiliging conform de geldende standaarden op orde te hebben.

Je hebt op basis van de privacywet het recht om onderstaande privacyrechten uit te oefenen:

• recht op inzage (art. 15 AVG)
• recht op correctie (art. 16 AVG)
• recht om vergeten te worden (art. 17 AVG)
• recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)

Hiervoor kun je contact met ons opnemen via privacy@prowise.com. Houd er rekening mee dat we bij dergelijke verzoeken moeten controleren of je daadwerkelijk de betreffende persoon bent.

Ook heb je het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Wanneer je een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met je op. Neem daarvoor contact met ons op via privacy@prowise.com. Mocht je niet tevreden zijn met de afhandeling van je verzoek of klacht, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Wij verwijzen je hiervoor door naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Via onze website vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Naast de hierboven genoemde rechten, kun je ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Recht van bezwaar (art. 21 AVG)

Voor zover wij verwerkingen van persoonsgegevens uitvoeren op basis van ons gerechtvaardigde belang of een gerechtvaardigd belang van een derde, heb je het recht hiertegen bezwaar aan te tekenen. Dit kan op basis van de met jouw specifieke situatie verband houdende redenen. 

Bezwaar aantekenen kan via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring.